El inventario de documentación física es la actividad en la cual se describe la información contenida en los archivos, con el fin de garantizar una adecuada búsqueda, consulta y recuperación de estos. El inventario de documentos sirve para localizar la información.

Motivos para contratar este servicio:

  • Conocimiento del acervo documental, al identificar todos los archivos generados.
  • Agilización de la búsqueda de documentos, ya que todos están plenamente indexados.
  • Reducción de tiempos de consulta, al tener la posibilidad de hacer consultas múltiples.
  • Contratación de servicios anexos, como la digitalización o el delivery de documentos.

Beneficios relacionados al inventario de documentos:

  1. Posibilidad de conocer qué documentos se encuentran en un acervo documentario, de manera individualizada y detallada.
  2. Control de ingreso a almacén de nuevos documentos generados por diversas unidades de negocio.
  3. Rapidez en la consulta de documentos gracias a la precisión en la búsqueda de archivos por palabras clave.
  4. Mantenimiento adecuado de la clasificación y ordenamiento de la documentación física en custodia.
  5. Seguimiento y monitoreo apropiados de cada documento, ya sea un archivo físico o en formato digital.